Whistleblower Policy
1. Indledning
Dubex A/S (herefter ”Dubex”) ønsker at have en åben kultur, hvor man kan stå frit frem og indberette uregelmæssigheder eller ulovligheder om selskabets aktiviteter, medarbejdere, ledelse, leverandører og lignende, som man har en begrundet mistanke om.
Det er ofte medarbejderne, som er de første, der opdager uregelmæssigheder. Sådanne forhold bliver normalt rapporteret til den nærmeste overordnede eller andre interne kanaler, men vi anerkender også, at det til tider kan være vanskeligt at gå via de sædvanlige kanaler.
Dubex finder det vigtigt, at sådanne forhold kommer frem i lyset, og har derfor etableret en whistleblowerordning. Ordningen indebærer, at den personkreds, der er beskrevet i afsnit 2 nedenfor kan indberette forhold, de har fået kendskab til eller begrundet mistanke om som led i deres arbejdsmæssige relation til Dubex. Hvilke forhold, der kan indberettes, er nærmere beskrevet i afsnit 3 nedenfor.
Denne whistleblowerpolitik forklarer hvordan whistleblowerordningen fungerer, hvilke forhold der kan indberettes, hvordan indberetninger håndteres, mv
2. Hvem kan indberette?
Whistleblowerordningen kan anvendes af:
• nuværende og tidligere medarbejdere hos Dubex, herunder praktikanter og frivillige
• selskabets aktionærer
• medlemmer af selskabets direktion eller bestyrelse
• jobansøgere til stillinger hos Dubex
• selvstændige erhvervsdrivende (f.eks. konsulenter), der bistår Dubex
• medarbejdere hos Dubex’ leverandører og samarbejdspartnere
• medarbejdere hos Dubex’ kunder.
3. Hvilke forhold kan indberettes?
Der kan indberettes tre typer af forhold til whistleblowerordningen. Disse er handlinger eller undladelser, der betragtes som:
1) Alvorlige lovovertrædelser
2) Alvorlige forhold
3) Overtrædelse af en række EU-regler
Alvorlige lovovertrædelser omfatter eksempelvis overtrædelse af lovbestemt tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, afpresning, dokumentfalsk, bestikkelse, hacking, ulovlig aflytning, mv. samt alvorlige brud på arbejdssikkerheden, tilsidesættelse af lovbestemte handlepligter, mv.
Alvorlige forhold omfatter ethvert forhold, som det er i offentlighedens interesse at få frem i lyset, eksempelvis diskrimination, vold, chikane af grov eller gentagende karakter (herunder enhver form for seksuel chikane). Derudover omfatter det ethvert forhold, der kan medføre en risiko for menneskers sikkerhed og sundhed eller andre alvorlige risici (såsom alvorlige fejl eller uregelmæssigheder forbundet med it-drift), uanset om der er tale om ulovligheder eller ej.
De EU-regler, som der kan indberettes overtrædelser af, er regler inden for følgende områder:
• offentligt udbud
• finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder
• forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
• produktsikkerhed og -overensstemmelse
• transportsikkerhed
• miljøbeskyttelse
• strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
• fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed, dyrevelfærd og folkesundhed
• forbrugerbeskyttelse
• beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger
• netværks- og informationssystemers sikkerhed
• konkurrenceret og statsstøtte
• selskabsskatteret
De fleste af ovenstående EU-regler er tilsvarende implementeret i dansk ret.
Forhold der indberettes, kan være positivt konstateret, men behøves ikke at være det. Forhold kan også indberettes, når der er tale om:
• En rimelig mistanke om en faktisk eller potentiel overtrædelse
• Overtrædelser der med stor sandsynlighed vil finde sted (i fremtiden)
• Forsøg på at skjule overtrædelser
• Handlinger eller undladelser, der gør det muligt at omgå formålet med ovenstående regler
Det er ikke et krav, at lovovertrædelsen eller forholdet kan henføres til en bestemt person. Forhold som ikke kan henføres til en bestemt person, men som fx skyldes en grundlæggende (system)fejl hos Dubex, kan også indberettes.
Indberetning skal altid ske i god tro. Det betyder, at du skal have en rimelig grund til at antage, at de oplysninger du indberetter, er rigtige. Indberetninger foretaget i god tro får ikke konsekvenser for whistlebloweren. Det kan derimod have konsekvenser (herunder bødestraf), hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger – især hvis formålet er at chikanere eller skade medarbejdere, ledelse, tredjeparter, eller
Dubex i øvrigt.
4. Hvad kan man ikke indberette?
Mindre væsentlige forhold kan ikke indberettes til whistleblowerordningen. Der må kun indberettes forhold, offentligheden har en interesse i at afdække (såsom de eksempler, der er nævnt ovenfor).
Forhold der ikke er alvorlige, såsom utilfredshed med lønforhold, inkompetence, almindelige
samarbejdsvanskeligheder, fravær, privat brug af kontorartikler, overtrædelse af interne politikker for rygning, indtagelse af alkohol eller andre former for upassende opførsel eller adfærd, kan ikke indberettes til whistleblowerordningen, medmindre de har en særlig grov eller gentagende karakter. Det samme gælder overtrædelse af mere formelle regler, såsom sagsbehandlingsregler, medmindre overtrædelserne har grov eller gentagende karakter.
Sådanne mindre væsentlige forhold skal indberettes via de sædvanlige kanaler, fx til din nærmeste overordnede, HR eller Arbejdsmiljøorganisationen. Hvis mindre væsentlige forhold rapporteres til whistleblowerordningen, vil indberetningen blive afvist.
5. Hvordan indberetter jeg et forhold?
Indberetning til whistleblowerordningen kan ske såvel mundtligt som skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab, som administrerer whistleblowerordningen. Indberetning kan ske via Dubex’ whistleblowerplatform, der kan tilgås via følgende link:
https://whistleblowersoftware.com/secure/dubex
eller ved at scanne denne QR-kode:
Derudover kan indberetning ske på følgende måder:
- Pr. fysisk post: DLA Piper Advokatpartnerselskab, Att. Martin H. Nielsen, Oslo Plads 2, 2100 København Ø, Danmark
- Pr. telefon +45 24 37 43 14 eller +45 22 47 82 18
- Pr. fysisk fremmøde: Kan ske efter aftale med DLA Piper
Det er ikke et krav, at der fremsendes dokumentation for forholdet der indberettes, men det vil oftest være en stor hjælp for sagsbehandlingen, hvis det indberettede forhold dokumenteres.
Det er desuden muligt at indberette forhold til Datatilsynet. Datatilsynet er en offentlig myndighed, der driver en ekstern whistleblowerordning. Det er helt valgfrit, om du vil indberette et forhold til DLA Piper eller til Datatilsynet. Vi skal dog opfordre dig til at anvende indberetningskanalerne ovenfor, hvis forholdet vil kunne imødegås effektivt af Dubex selv, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier (dvs. at du påføres skade som følge af indberetningen).
Du kan læse mere om Datatilsynets whistleblowerordning og hvordan man bruger den via følgende link: https://whistleblower.dk.
6. Sådan behandles indberetninger
Når du indberetter til whistleblowerordningen, modtages og registreres de indkomne indberetninger af advokatfirmaet DLA Piper. Du vil senest syv dage efter indberetning modtage en bekræftelse på, at den er modtaget.
Modtageren hos DLA Piper vil foretage screening (indledende vurdering) af indberetningen for at kontrollere, om den vedrører et forhold, der kan indberettes (se afsnit 2-4 ovenfor).
Er indberetningen omfattet af whistleblowerordningen, videresender DLA Piper den til en betroet medarbejder hos Dubex, der er særligt udvalgt til at behandle sådanne indberetninger. Der er altid udpeget mindst to betroede medarbejdere, så indberetningen aldrig blive videresendt til en person, som indberetningen vedrører.
De betroede medarbejdere hos Dubex er:
- HR Manager Marck Thorning (primær betroede medarbejder)
- Bestyrelsesformand Jørgen Bardenfleth (sekundær betroede medarbejder)
Herefter vil forholdet, som du har indberettet, blive undersøgt og eventuelt håndteret af den betroede medarbejder. Du vil senest tre måneder efter, at indberetningen er indgivet, modtage besked om, hvilke tiltag der eventuelt er gennemført eller vil blive gennemført, samt begrundelsen herfor.
7. Fortrolighed og anonymitet
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab og Dubex behandler alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.
Når du indgiver en indberetning, er den beskyttet af tavshedspligt. Din identitet vil således blive holdt hemmelig af dem, der behandler indberetningen. Der kan efter behov indhentes bistand fra andre eksterne betroede rådgivere til behandlingen.
Din identitet vil dog kunne videregives, hvis du giver dit udtrykkelige samtykke til det, eller hvis det er et krav i lovgivningen. Den kan også videregives, hvis det er nødvendigt for, at de personer du indberetter, kan forsvare sig i en retssag (men i så fald vil du blive oplyst om dette, inden videregivelsen finder sted).
De oplysninger i din indberetning, som ikke direkte eller indirekte kan afsløre din identitet, kan desuden blive videregivet, hvis det er nødvendigt for at behandle din indberetning eller imødegå en lovovertrædelse.
Det er også muligt at indberette anonymt til whistleblowerordningen. Hvis du ønsker at indgive en indberetning fuldstændig anonymymt, anbefaler vi, at du undlader at indgive indberetningen via Dubex’ netværk, IT-udstyr, telefonnumre, e-mailkonti eller øvrige kommunikationskanaler/udstyr, som Dubex har kontrol over.
Vi opfordrer generelt til, at der ikke indberettes anonymt, da anonyme indberetninger kan være svære at følge op på, hvis der fx er spørgsmål til indberetningen.
8. Beskyttelse af whistleblowere og indberettede personer
Personer der indberetter til whistleblowerordningen (whistleblowere) er retligt beskyttede mod enhver form for repressalier (negative konsekvenser), herunder trussel om eller forsøg på repressalier, som følge af en indberetning, så længe indberetningen sker i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik.
Desuden vil en indberetning af oplysninger, som du har lovligt adgang til, altid være tilladt. Indberetning af sådanne oplysninger vil ikke blive betragtet som brud på lovgivningen eller en aftale (fx hvis oplysningerne er beskyttet af tavshedspligt, ophavsretsloven, lov om forretningshemmeligheder, el.lign.).
Vær opmærksom på, at ovenstående ikke gælder for selskabets kunder. Det skyldes, at Dubex ikke er retligt forpligtet til at stille whistleblowerordningen til rådighed for kunder. Dubex vil dog i videst muligt omfang søge at sikre en tilsvarende beskyttelse af kunder, der foretager indberetninger til ordningen.
Hvis du er nævnt i en indberetning (fx er under mistanke), vil din identitet blive beskyttet som led i sagsbehandlingen – på samme niveau som whistleblowerens identitet (se afsnit 7 ovenfor). Derudover vil du til enhver tid have ret til at forsvare dig, hvis der rejses en sag mod dig, blandt andet ved at vi registrerer alle oplysninger i sagen. Du har desuden ret til at kræve indsigt, sletning eller berigtigelse af oplysninger der er indsamlet om dig, i det omfang reglerne i GDPR og databeskyttelsesloven giver dig ret til det.
9. Oplysninger om persondata (GDPR)
Den dataansvarlig for denne whistleblowerordning er:
DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab
CVR nr. 35 20 93 52
Oslo Plads 2
2100 København Ø
De personoplysninger der behandles i forbindelse med whistleblowerordningen, er oftest som følger:
- Om personer, der foretager indberetning, behandler vi de identifikationsoplysninger og øvrige oplysninger, der afgives i forbindelse med indberetningen eller på et senere tidspunkt i forløbet.
- Om personer, der er omfattet af indberetninger, behandler vi de oplysninger, der er indeholdt i sådanne indberetninger, herunder typisk identifikationsoplysninger og oplysninger om de indberettedes personers involvering i de indberettede aktiviteter.
Oplysningerne behandles med det formål at administrere whistleblowerordningen, som beskrevet i denne whistleblowerpolitik.
Retsgrundlaget for behandlingen er whistleblowerlovens § 22, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c).
Personoplysningerne vil blive videregivet til retshåndhævende myndigheder og andre, som skal bistå os med undersøgelse og forfølgelse af indberettede strafbare forhold, hvis det der foreligger en lovovertrædelse. Derudover vil oplysningerne blive delt med de betroede medarbejdere hos Dubex, som beskrevet under afsnit 6 ovenfor.
Oplysninger der indberettes, og som åbenlyst ikke er relevante for behandlingen af en konkret indberetning (herunder indberetninger der afvises, jf. se afsnit 4 ovenfor), slettes efter 7 dage. Indberetninger som behandles, slettes normalt 18 måneder efter vi har færdigbehandlet dem. Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid, hvis det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, eller for at et retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende.
Som registreret har du ifølge GDPR nogle rettigheder:
- Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
- Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
Der kan være betingelser for eller begrænsninger af disse rettigheder, så vi kan i visse tilfælde afvise at efterkomme din anmodning. Du har dog altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte DLA Piper (se lige nedenfor).
10. Spørgsmål
Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes skriftligt til DLA Piper Denmark Advokatpartnerselskab via whistleblowerordning@dk.dlapiper.com.
Last update: 17 January 2024